Внесення виправлень до трудової книжки. Видача дубліката у разі втрати трудової книжки

Матеріал з WikiLegalAid
Ця консультація не перевірена досвідченим користувачем. Правова консультація не є офіційним роз'ясненням, носить інформаційний характер та не може безумовно застосовуватися в кожному конкретному випадку.

Нормативна база

10 червня 2021 року набрав чинності Закон України від 05 лютого 2021 року № 1217-IX "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі" , яким започатковано ведення електронної трудової книжки як цифрового аналога паперової.

З набранням чинності цього Закону облік трудової діяльності працівника має здійснюватися в електронній формі в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування у порядку, визначеному Законом України "Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування".

Детальніше – у статті Електронна трудова книжка або порядок обліку трудової діяльності працівника в електронній формі

Внесення виправлень до трудової книжки

Відповідно до п. 2.6 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення від 29 липня 1993 року № 58 (далі - Інстукція) про порядок ведення трудових книжок працівників, в разі виявлення неправильного або неточного запису відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо, виправлення виконує власник або уповноважений ним орган, де було зроблено відповідний запис. Власник або уповноважений ним орган за новим місцем роботи зобов’язаний надати працівникові в цьому потрібну допомогу.

У разі необхідності власник або уповноважений ним орган видає працівникам на їх прохання завірені виписки з трудових книжок відомостей про роботу.

Внесення виправлень до трудової книжки якщо підприємство, яке зробило неправильний запис, ліквідоване

Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідоване, відповідний запис робиться правонаступником і засвідчується печаткою, а в разі його відсутності - вищестоящою організацією, якій було підпорядковане підприємство, а в разі його відсутності - обл архівом, держ архівом м.Києва, держ архівом м.Севастополя і держ архівом при Раді Міністрів Криму.

Внесення виправлень до трудової книжки у разі втрати наказу чи розпорядження або їх невідповідності

Виправлені відомості про роботу, про переведення на іншу роботу, про нагородження та заохочення та інші мають повністю відповідати оригіналу наказу або розпорядження. У разі втрати наказу чи розпорядження або невідповідності їх фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на основі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

Показання свідків не можуть бути підставою для виправлення занесених раніше записів.

Внесення виправлень до трудової книжки у розділах "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження", "Відомості про заохочення"

У розділі "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження", "Відомості про заохочення" трудової книжки (вкладиша) закреслення раніше внесених неточних або неправильних записів не допускається.

У разі необхідності, наприклад, зміни запису відомостей про роботу після зазначення відповідного порядкового номеру, дати внесення запису в графі 3 пишеться: "Запис за N таким-то недійсний". Прийнятий за такою-то професією (посадою) і у графі 4 повторюються дата і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис з якого неправильно внесений до трудової книжки.

У такому ж порядку визнається недійсним запис про звільнення і переведення на іншу постійну роботу у разі незаконного звільнення або переведення, установленого органом, який розглядає трудові спори, і поновлення на попередній роботі або зміни формулювання причини звільнення. Наприклад, пишеться: "Запис за N таким-то є недійсним, поновлений на попередній роботі". При зміні формулювання причини звільнення пишеться: "Запис за N таким-то є недійсним" звільнений... і зазначається нове формулювання.

У графі 4 в такому разі робиться посилання на наказ про поновлення на роботі або зміну формулювання причини звільнення.

При наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаної недійсною, на прохання працівника видається "Дублікат" трудової книжки без внесення до неї запису, визнаного недійсним.

Зміна запису про звільнення

У разі незаконного звільнення або переведення на іншу роботу, установленого органом, який правомочний приймати рішення про поновлення працівників на роботі, а також у разі зміни формулювання причини або дати звільнення кадрова служба має внести відповідні зміни у трудову книжку.

Такі зміни вносяться на підставі наказу керівника підприємства, який видається на виконання рішення органу, який визнав незаконним звільнення або переведення працівника на іншу роботу чи прийняв рішення про зміну формулювання причини або дати звільнення.

Видача дубліката трудової книжки

Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а у разі ускладнення в інші строки власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом "Дублікат" в правому верхньому кутку першої сторінки.

Роботодавець за останнім місцем роботи в цьому випадку виконує лише такі обов’язки:

  1. вносить у дублікат трудової книжки (вкладиша до неї) відомості про роботу, нагородження, заохочення за останнім місцем роботи на підставі раніше виданих наказів та відповідних документів;
  2. сприяє працівникові в одержанні документів, які підтверджують стаж роботи, що передувала влаштуванню на роботу на це підприємство;
  3. вносить до дубліката трудової книжки запис про загальний стаж роботи до влаштування на це підприємство на підставі поданих документів, а також записи про прийняття, переведення, звільнення, якщо вони підтверджені документами.

Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. У розділи "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження" і "Відомості про заохочення" при заповненні дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Для підтвердження стажу роботи працівника на попередніх місцях роботи йому необхідно звернутися до своїх попередніх роботодавців для отримання документів, які підтвердять такий стаж.

До останніх належить: витяги з наказів, копії наказів про прийняття та звільнення з роботи, копії особових карток тощо. Такі документи повинні бути підписані посадовими особами підприємств, на яких трудився власник втраченої трудової книжки, та засвідчені печаткою. Якщо підприємство - попереднє місце роботи - ліквідоване та більше не функціонує, за відповідною довідкою потрібно звертатися до місцевої державної архівної установи.

Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділ «Відомості про роботу» у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами. Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена і т.інш.), то власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї). При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис "Замість видано дублікат", а книжка повертається її власнику. При працевлаштуванні на нове місце роботи працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки.

Порядок подання заяви про видачу дубліката трудової книжки

Особа має написати заяву на ім’я керівника організації про видачу дубліката трудової книжки.

У заяві особа в обов’язковому порядку має зазначити, що їй відомо про необхідність надання документів, які підтверджують попередній трудовий стаж, та про те, що в дублікаті буде відображено лише такі періоди трудової діяльності, які підтверджені наданими до кадрової служби документами з попередніх місць роботи.

Якщо особа не має бажання збирати документи про минулу трудову діяльність, а просить видати дублікат із зазначенням відомостей лише про останнє місце роботи, це також має бути вказано у заяві. Якщо втрата трудової книжки відбулася не з вини працівників, то витрати щодо оплати вартості має нести підприємство (останній абзац п. 6.1 інструкції).

Порядок видачі дубліката трудової книжки

Оскільки Інструкцією № 58 не передбачено порядок засвідчення факту видачі особі дубліката трудової книжки, а також форми підтвердження працівником факту отримання дубліката, роботодавець має на власний розсуд визначити, в який спосіб слід це робити. Наприклад, особа може написати розписку або акт приймання-передачі в отриманні дубліката трудової книжки із зазначенням його серії, номера і дати отримання або відповідну відмітку особа може зробити на своїй заяві (нижче реквізитів заяви «дата», «підпис»).

Видача дубліката трудової книжки за новим місцем роботи

Дублікат трудової книжки також може бути виданий за новим місцем роботи у зв’язку з відсутністю доступу до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації, передбаченої Кодексом цивільного захисту України, або проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник.

Дублікат видається на підставі заяви працівника та отриманої ним у письмовому вигляді інформації зі штабу з ліквідації наслідків надзвичайної ситуації про виникнення надзвичайної ситуації або Антитерористичного центру при Службі безпеки України про проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник, що надається в довільній формі.

У разі відновлення доступу до трудової книжки записи з дубліката про періоди роботи переносяться до трудової книжки. При цьому на першій сторінці дубліката робиться напис: "Дублікат анульовано", посвідчується печаткою роботодавця за останнім місцем роботи працівника та дублікат повертається його власнику.

Оформлення дубліката в судовому порядку

Працівник не завжди може домогтися оформлення дубліката у попереднього роботодавця (наприклад, роботодавець відмовляється виготовляти дублікат, попереднє місце роботи розташоване в іншому регіоні, зв’язок з роботодавцем відсутній, роботодавець переїхав, підприємство ліквідоване).

Щодо цього Інструкція не має рішень для такої ситуації. Але кожна особа має право звернутися до суду за захистом своїх порушених прав в порядку позовного провадження. Суд зобов’яже роботодавця оформити дублікат трудової книжки.

Не слід також у цьому випадку оформлювати нову трудову книжку, адже відповідно до п. 1.4 Інструкції нові трудові книжки оформлюються для працівників, які вперше шукають роботу і не мають трудової книжки, або для військовослужбовців, звільнених з військової служби.

Подібні ситуації не повинні перешкоджати людині у здійсненні свого права на працю, тому якщо видача дубліката за попереднім місцем роботи є затяжним процесом, слід укласти трудовий договір з таким працівником, але усіма можливими способами себе підстрахувати. Так, наприклад, можна скласти акт про виявлені пошкодження трудової книжки, отримати заяву від працівника про видачу дубліката трудової книжки та відповідно оформити такий дублікат.

Див. також

Отримано з https://wiki.legalaid.gov.ua/index.php?title=Внесення_виправлень_до_трудової_книжки._Видача_дубліката_у_разі_втрати_трудової_книжки&oldid=47927