Процедура отримання особами без громадянства витягів з Державного реєстру актів цивільного стану
Нормативна база
- Кодекс адміністративного судочинства України
- Сімейний кодекс України
- Закон України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану»
- Постанова Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2007 року № 1064 «Про затвердження Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян»
- Інструкція з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затверджена наказом Міністерства юстиції України від 24 липня 2008 року № 1269/5
Загальна інформація
Відповідно до вимог чинного законодавства, особам без громадянства, які мають на меті отримати свідоцтво про народження чи паспорт громадянина України, органи державної реєстрації актів цивільного стану видають такі витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян:
♦ повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану;
♦ повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян щодо актового запису про народження;
♦ витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження із зазначенням відомостей про батька відповідно до частини першої статті 135 Сімейного кодексу України.
Державний реєстр актів цивільного стану громадян - це державна електронна інформаційна система, яка містить відомості про акти цивільного стану, зміни, що вносяться до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання та відомості про видачу свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану і про видачу витягів з нього. Державний реєстр актів цивільного стану громадян ведеться відділами державної реєстрації актів цивільного стану.
Порядок видачі витягів з Державного реєстру актів цивільного стану та необхідні документи
Порядок видачі витягів з Реєстру
Для отримання витягів з Реєстру реєстраторові подається письмова заява (запит) встановленого зразка про надання витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян у якій (якому) заявник вказує одну з таких відомостей про фізичну особу, щодо якої видається витяг з Реєстру:
♦ прізвище, власне ім'я, по батькові, дата та місце народження особи;
♦ серія і номер свідоцтва про державну реєстрацію відповідного акту цивільного стану, дата його видачі;
♦ реєстраційний номер, за яким зареєстровано внесення відомостей про акт цивільного стану.
Заява (запит) про надання витягу з Реєстру подається заявником особисто, шляхом надсилання поштою або через представника. У разі якщо представником є адвокат, пред’являється документ, що посвідчує повноваження такого представника. Під час пред’явлення адвокатом ордера до нього обов’язково додається копія договору про надання правової допомоги, засвідчена у встановленому законодавством порядку.
У разі подання фізичною особою заяви (запиту) про надання витягу з Реєстру шляхом надсилання поштою справжність підпису заявника, а також вірність копій паспорта громадянина України або паспортного документа та документів, що підтверджують родинні чи сімейні стосунки, засвідчуються нотаріально. У цьому випадку документи надсилаються поштою з описом вкладення.
Витяги з Реєстру щодо неповнолітньої особи можуть видаватися її батькам та усиновлювачам (незалежно від віку дитини), а також опікунам, піклувальникам, адміністрації закладу охорони здоров'я, навчального або іншого дитячого закладу, де постійно перебуває дитина. У цьому разі зазначений витяг представникові відповідного закладу видається за умови пред'явлення ним довіреності, паспорта або паспортного документа.
Фізична особа по досягненні 16-річного віку має право на отримання витягу з Реєстру стосовно відомостей про себе та про своїх родичів за умови пред'явлення паспорта або паспортного документа і документів, що підтверджують родинні стосунки.
Батькові, матері, усиновлювачу дитини, які позбавлені батьківських прав, витяг про державну реєстрацію народження дитини не видається.
У видачі витягу з Реєстру може бути відмовлено у разі:
♦ подання заяви особою, що не має права на отримання витягу згідно з цим Порядком;
♦ непред'явлення документа про внесення плати за видачу витягу в повному обсязі;
♦ відсутності в заяві необхідних відомостей про особу, стосовно якої видається витяг з Реєстру чи наведення таких відомостей не в повному обсязі.
В умовах воєнного стану закордонні дипломатичні установи України, визначені Міністерством закордонних справ, проводять державну реєстрацію актів цивільного стану, вносять зміни до актових записів цивільного стану, поновлюють та анулюють їх, повторно видають свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану та видають витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян з використанням зазначеного Реєстру як органи державної реєстрації актів цивільного стану, що здійснюють його ведення (Постанова Кабінету Міністрів України від 24 січня 2023 року № 66 «Про забезпечення здійснення закордонними дипломатичними установами України повноважень у сфері державної реєстрації актів цивільного стану в умовах воєнного стану»).
Перелік необхідних документів
- паспорт громадянина України;
- платіжний документ з відміткою банку про сплату державного мита або документ про звільнення від сплати державного мита;
- копії документів, що засвідчують родинні стосунки з громадянином України щодо якого подається заява (для осіб, які є повнорідними братом чи сестрою, дідом чи бабою, онуком чи онукою громадян України);
- довіреність, видану заявником уповноваженій особі на представництво його інтересів на території України, оформлену відповідно до вимог законодавства України;
- заява встановленого зразка про надання витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян (заповнюється безпосередньо у відділі державної реєстрації цивільного стану).
Строк видачі витягів з Державного реєстру актів цивільного стану
Витяг видається у день звернення заявника (його представника) до відділу державної реєстрації актів цивільного стану.
У разі подання заяви (запиту) поштою, витяг направляється заявнику наступного робочого дня якщо справжність підпису заявника, а також вірність копій паспорта громадянина України або паспортного документа та документів, що підтверджують родинні чи сімейні стосунки, відповідним чином засвідчені та додано платіжний документ.
Плата за видачу витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян
До заяви додається документ про внесення плати за видачу витягу з Реєстру.
Плата за видачу витягу з Реєстру встановлена на законодавчому рівні і становить 73 гривні.
На безоплатне отримання витягу з Реєстру мають право:
♦ суди (судді), органи досудового розслідування, нотаріуси та інші органи державної влади (посадові особи), органи місцевого самоврядування (посадові особи), якщо запит зроблено у зв'язку із здійсненням ними повноважень, визначених актами законодавства;
♦ реєстратори, дипломатичні представництва та консульські установи України у зв’язку з виконанням ними функцій, визначених актами законодавства;
♦ адміністрації закладів охорони здоров'я, навчальних або інших дитячих закладів щодо державної реєстрації народження дітей, які перебувають у зазначених закладах;
♦ особи, що проживають за кордоном, стосовно яких державна реєстрація актів цивільного стану проведена відповідними органами державної реєстрації, у разі надходження письмових запитів і надіслання витягу до компетентних органів іноземних держав для вручення його заявникові;
♦ особи, що звернулися за видачою витягу про те, що державна реєстрація народження проведена відповідно до частини першої статті 135 Сімейного кодексу України;
♦ особи, що звернулися за видачою витягу для отримання допомоги у зв'язку з народженням дитини, а також для отримання допомоги на поховання;
♦ кредитори спадкодавця, власники або користувачі земельних ділянок, суміжних із земельною ділянкою сільськогосподарського призначення спадкодавця, у зв’язку з поданням заяви про визнання спадщини відумерлою (пункт 16 Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22 серпня 2007 року №1064).
Оскарження рішень про відмову у видачі витягу
Дії або бездіяльність працівників органу державної реєстрації актів цивільного стану можуть бути оскаржені до Міністерства юстиції України та/або до суду.
